Obrigações das empresas optantes pelo Simples Nacional

O regime tributário no Brasil é dividido em três formas: lucro real, lucro presumido e as obrigações Simples Nacional. Esse último regime, criado em 2006, é exclusivo para microempresas e empresas de pequeno porte e consiste em um regime único de arrecadação.

Para quem tem interesse em conhecer um pouco mais sobre ele, criamos um guia rápido com alguns conceitos. Assim, as empresas optantes pelo Simples Nacional podem entender melhor o assunto e decidir o regime de tributação que adotarão.

Perfil das empresas optantes das obrigações do Simples Nacional

Como foi dito, o Simples Nacional é exclusivo para micro e pequenas empresas, ou seja, o faturamento da organização que optar por esse regime não pode ultrapassar R$3,6 milhões, com exceção de alguns estados que adotam os chamados sublimites e precisam recolher de forma separada dois dos oito impostos dessa guia.

É importante ressaltar que o cálculo do Simples Nacional se baseia na receita bruta, de modo que as empresas que não têm muito lucro devem estudar se realmente se beneficiarão com esse regime. O Sebrae disponibiliza em seu site uma calculadora para que empresas comparem o regime Simples Nacional e o lucro presumido.

Especificidades das obrigações do Simples Nacional

Declaração única

A declaração única consiste em uma forma simplificada de enviar as informações fiscais e socioeconômicas para a receita federal. Isso porque, no Simples Nacional, é possível recolher oito tributos em uma única guia, simplificando, assim, o trabalho do contador. Esses tributos são: imposto de renda da pessoa jurídica, PIS, COFINS, INSS, contribuição social sobre o lucro líquido, IPI e contribuição destinada para a seguridade social.

Emissão de nota fiscal e arquivamento

Uma das obrigações acessórias dos optantes por esse regime de tributação é a emissão de nota fiscal e arquivamento. Isso quer dizer que as empresas são obrigadas a emitir documento fiscal de venda ou prestação de serviço, além de manter organizados todos os documentos utilizados para a apuração dos impostos.

Tributos não abrangidos pelo regime

Ainda que as empresas optantes pelo Simples Nacional possam unificar a declaração de oito tributos em uma mesma guia, existem outros impostos não incluídos no regime e que precisam ser pagos. É preciso se atentar à prestação de informação e entrega de declarações não abrangidas pelo Simples Nacional para que essa empresa não caia na ilegalidade.

Livros fiscais e contábeis

Para o controle das operações, são utilizados alguns livros: por exemplo, o livro de caixa, livro registro de inventário, livro registro de entradas, entre outros. Essas são obrigações acessórias que têm como finalidade o registro das atividades contábeis e apuração dos resultados obtidos.

Guarda dos documentos

A guarda de documentos é a obrigação que se refere ao armazenamento dos documentos, inclusive dos livros fiscais e contábeis. Tais documentos devem ser mantidos seguros, em boa ordem e conservação, até o fim do prazo decadencial ou a sua prescrição.

Apuração mensal

Em todos os meses ao decorrer de um ano, é necessário ser enviado uma declaração com o objetivo de apurar o imposto da empresa e gerar o guia para pagamento (DAS). Entretanto é fundamental, além de enviar essa declaração, não se esquecer das informações referentes ao pró-labore para a emissão da guia do INSS, também conhecida como GFIP.

Guia de recolhimento do FGTS e de informações à previdência social (GFIP)

A Lei Federal n° 9.528 obriga às companhias a prestarem informações de pró-labore ao INSS. Ainda que não haja recolhimento de benefícios para o FGTS, é obrigatório enviar a GFIP contendo informações financeiras e cadastrais de relevância a previdência social. Esse esclarecimento é feito indicando as contribuições previdenciárias e outras que constituirão a base de dados para se realizar cálculos e autorizações do recebimento de benefícios.

A GFIP com movimento contém relações de servidores celetistas, temporários e os exclusivamente comissionados; já a sem movimento, deverá ser apresentada com a ausência do fato gerador.

Relação anual de informações sociais (RAIS)

A RAIS é a declaração anual referente aos funcionários. Todas as empresas que têm vínculos empregatícios com onze ou mais funcionários deverão transmitir essa declaração, não se esquecendo de utilizar um certificado digital válido padrão ICP Brasil.

A obrigatoriedade de emissão da RAIS abrange o setor privado e público. Para a transferência dessa declaração referente a trabalhos anteriores, será utilizado o GDRAIS genérico. Caso a instituição não tenha funcionários, é primordial enviar uma RAIS negativa.

Declaração de informações socioeconômicas e fiscais (DEFIS)

A DEFIS surgiu por meio da Resolução 94/2011 do Comitê Gestor do Simples Nacional. Ela é um registro de dados entregue ao Fisco, obrigatório à empresa de micro e pequeno porte que optaram pelo regime de tributação Simples Nacional. A Receita Federal realiza a fiscalização a partir dos dados produzidos pelo aplicativo Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional — Declaratório (PGDAS-D), sendo esse o órgão responsável pela análise de acordo com a norma vigente.

Essa documentação deve ser entregue até por empresas que não obtiveram faturamento ou não realizaram mudanças estruturais. Os empreendimentos que saíram da tributação do Simples dentro do ano-calendário também precisam realizar a declaração de acordo com o período em que estava no regime.

Declaração eletrônica de serviços (DES)

A DES é o lançamento mensal de toda a documentação fiscal emitida e recebida referente aos serviços prestados, tomados ou intermediados por terceiros. Ela tem o intuito de substituir o livro de registro dos serviços mencionados.

A Declaração é obrigatória às microempresas e empresas de pequeno porte. Deve ser apresentada às optantes pelo Simples Nacional e quando exigido pelo município em que está sediado o negócio. É importante salientar que a administração da cidade que tenha adotado a nota fiscal eletrônica de serviços deverá revogar as declarações eletrônicas de atividades prestadas.

Esse conhecimento facilitará o entendimento de questões como a que tratamos nesse artigo, além de ajudar você no gerenciamento do empreendimento, seja de empresas optantes pelas obrigações Simples Nacional ou aquelas que escolheram outro regime de tributação mais conveniente com os objetivos estabelecidos pelo empresário.

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