Os 6 maiores erros ao emitir nota fiscal na empresa

A emissão de nota fiscal eletrônica é um assunto que parece complicado. Como alguns empreendedores estão focados no crescimento do negócio, é comum ter dúvidas e não saber como agir nessas horas. Contudo, é importante respeitar as leis, emitir os documentos em dia e pagar impostos corretamente. Caso isso não aconteça, você pode sofrer algumas consequências, como o pagamento de multas e a perda de credibilidade no mercado. Por isso, este conteúdo mostra para você os 6 principais erros ao emitir nota fiscal na empresa e como evitá-los em sua rotina. Vamos lá?

1. Não emitir nota fiscal

É isso mesmo que você leu. Alguns profissionais ainda acreditam que não são obrigados a emitir nota fiscal. Tenha em mente que a sonegação fiscal é crime, passível de multas e, em casos mais sérios, até a prisão.

A Lei 4.729/1965 afirma que: “prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei”.

Existe apenas uma exceção. O Microempreendedor Individual que vende para pessoa física não precisa emitir. Em caso de dúvidas sempre consulte o seu contador, ok?

2. Confundir os tipos de notas fiscais

Existem, basicamente, três tipos de notas fiscais de vendas:

1. A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) está relacionada à prestação de serviço. Academias, oficinas de carro, cursos de idiomas e diversos outros estabelecimentos precisam emití-la. Além disso, a NFS-e também é a nota que representa o mercado digital. Caso você venda cursos online, mentorias ou ebooks, será necessário emitir NFS-e para cada venda realizada. A NFS-e é um documento municipal. Isso quer dizer que cada prefeitura tem legislações e regras diferentes, principalmente quando se trata da emissão de NFS-e via webservice.

2. A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é o documento que está substituindo o cupom fiscal eletrônico em todo o país, sendo emitida pelo varejo nacional. Por ser um documento regulamentado e emitido pelas Secretarias da Fazenda, existem particularidades em cada estado. Os comerciantes paulistas, por exemplo, precisam utilizar o SAT Fiscal, que é um dispositivo físico, para emitirem NFC-e em contingência. Isto é: quando não há comunicação com a Secretaria da Fazenda, o SAT entra e ação e emite o documento. Já o estado de Minas Gerais ainda está implementando a Nota de Consumidor Eletrônica. Espera-se que todos os varejistas utilizem a NFC-e em MG até o primeiro trimestre de 2020.

3. Por último, mas não menos importante, a Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) deve ser emitida na venda de produtos físicos. Sabe quando você compra um livro ou um eletrônico pela internet? Então, quando a mercadoria chega, você também recebe a sua NF-e.

3. Utilizar o certificado digital menos produtivo

O certificado digital identifica a empresa perante os órgãos públicos. Além disso, ele é utilizado para assinar documentos, como contratos e notas fiscais. A certificação digital permite que o empreendedor acesse o site da prefeitura e emita os seus documentos, mas é aí que alguns profissionais têm dúvida.

A escolha do tipo de certificado não pode ser tomada de qualquer forma. Você precisa analisar todas as características de cada modelo e entender qual faz mais sentido para o seu negócio.

O certificado A1 é digital, sendo instalado no computador ou no emissor de nota fiscal eletrônica. A partir disso, basta fazer login no sistema para realizar as suas atividades. Tenha em mente que essa é a opção que possibilita a automação de notas fiscais, o que é ótimo para quem deseja ter praticidade e autonomia na rotina.

Já o certificado A3 é físico, como um pendrive ou um token. Ele precisa ser plugado no computador todas as vezes que você logar. Se você estiver viajando, será preciso carregá-lo na mala, e se você esquecê-lo no escritório, é melhor comprar as passagens de volta antes do programado.

Qual faz mais sentido para você?

4. Achar que o DANFE é a nota fiscal

Se você já comprou algum livro ou produto na internet, recebeu um DANFE  junto com o produto, mas, certamente, nem prestou muita atenção nas informações ali contidas. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é a representação física da NF-e e não tem validade jurídica.

A nota fiscal eletrônica é um documento digital, que valida as operações de circulação e de venda no nosso país. Ela foi criada para substituir a nota fiscal em papel. A sua informação mais importante é a “chave da nota”. O código é composto por 44 dígitos e possibilita a consulta e o download do XML da NF-e. O XML é o arquivo que você precisa armazenar por, pelo menos, 5 anos mais o ano vigente.

5. Agrupar todas as vendas do mês em uma nota fiscal

Pense no seguinte exemplo: uma loja virtual fez 1.000 vendas em um determinado mês. Será possível emitir apenas um documento fiscal referente a todas essas vendas? Por mais que pareça estranho, esse é um questionamento que alguns profissionais têm.

Indo direto ao ponto: cada venda precisa ter uma respectiva nota fiscal. Ou seja, se você vender 500 produtos ou cursos digitais em um período, será necessário emitir 500 notas fiscais, não importando se você opta pelo Simples Nacional ou pelo Lucro Presumido.

Além de evitar autuações da receita federal, você possibilitará o cancelamento de nota fiscal e os reembolsos, o que é um direito do consumidor.

6. Preencher dados incorretamente

Quando o negócio está dando os seus primeiros passos, é possível concentrar diversas atividades em uma única pessoa, como a atualização do fluxo de caixa e a contratação de novos funcionários. Porém, com o passar do tempo, a quantidade de vendas aumenta e, consequentemente, o número de notas fiscais emitidas.

Estima-se que um empreendedor gaste, pelo menos, 5 minutos para gerar uma NF-e, porque é preciso preencher todos os dados da venda — e é aí que mora o perigo. Digitar o CNPJ, o endereço, a NCM, o CFOP e tudo que é exigido pela Sefaz ou pela Prefeitura é algo que abre brechas para falhas. Qualquer informação errada pode invalidar a NF-e, atrapalhar o pagamento de impostos e causar o retrabalho. Por isso, é necessário ter muita atenção.

Empreendedores focados no desempenho do negócio utilizam a emissão automática de nota fiscal para evitar esses problemas. Mas como isso acontece?

Pois bem, um emissor inteligente de NF-e permite que você deixe todo o fluxo no piloto automático e está integrado aos principais meios de pagamento do mercado. Nessas horas, você pode escolher quando emitir a nota, seja no momento da venda ou após a garantia, e enviá-la por email para o cliente.

Isso quer dizer que você não precisará se preocupar com erros de digitação e a perda de tempo — o que é ótimo, certo?

PS: se a sua empresa precisa de uma solução mais robusta, utilize uma API para nota fiscal.

Conclusão

Ao ler este conteúdo, você descobriu os 6 principais erros ao emitir nota fiscal na empresa. Provavelmente, você se identificou com algumas situações e agora está preparado para evitá-las.

Tenha em mente que pagar impostos em dia e respeitar as legislações fiscais são obrigações de todo empreendedor. Nessas horas, um contador é o profissional adequado para te ajudar a otimizar a sua rotina financeira. Além disso, utilizar um emissor automático é um passo essencial para ter tranquilidade e deixar a burocracia das notas fiscais no passado. Por isso, saiba quando é a hora de automatizar a emissão de nota fiscal no seu negócio!

* Este post foi escrito por Gabriel Nascimento, analista de marketing apaixonado pela produção de conteúdo na eNotas, a solução automática de emissão de notas fiscais para negócios escaláveis.

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